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98年的堂妹,入职6个月就得到领导重用,她是怎么做到的?

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作者|一羞哥编辑|霄霄

我的堂妹苗苗,98年的,今年七月份本科毕业,读的并不是什么有名气的大学。

为了提前适应职场,去年暑假她开始尝试找工作,目前在一家中型医疗器械公司做售后客服。

工作半年来,上司对她的表现很满意,觉得她工作有条理、效率高,甚至决定让苗苗升为小主管毕业后留在公司发展。

作为职场新人,她能快速的掌握工作内容并做得很好,我觉得关于她的方法和技巧,不仅值得职场新人学习,也值得跳槽的次新人学习。

那她是怎么做的呢?

快速了解并掌握工作内容

初出茅庐,到一个陌生的环境工作,大多数人都会有紧张,胆怯的心理。苗苗也是这样。

苗苗刚到公司时,上司丢给她十几本资料,告诉她公司最近要上新系统,用来管理公司售出的设备。

苗苗要从那十几本资料中整理出设备的主要信息并汇总成表格,最后由IT把数据导入新系统中。

公司的同事都很忙,导致苗苗遇到不懂的问题也不敢问,刚开始几天常常为了一个小问题该怎么处理纠结很长时间。

过了几天上司来问苗苗的工作进度,发现没有达到预期,了解到苗苗的心理活动。

上司告诉她,你刚来要抓住前一个月的红利期,大家都知道你是新人,对一些工作细节不了解会给予理解,等过了试用期你如果还是刚来公司时的状况,大家就不会那么宽容了。

况且你纠结的时间可以用来做很多事情了,所以不要怕,遇到不理解的要多问。

经上司点拔,苗苗的胆怯心理消除了许多,她变得更积极主动,遇到不懂的问题会多问,并把答案记下,以防下次忘记。

过了两周,苗苗的笔记本记了满满的十页,她也把数据整理完毕,导入了新系统。

苗苗所在部门属于售后服务部,当公司卖出的设备出现问题时,需要派人出去检修。

这时苗苗要在系统中建立维修工单、记录维修工时、关闭工单。除了管理维修工单,她还要维护系统中的基础信息。

比如新增设备的录入、新设备发货后通知相关人员去安装,更新系统中设备的运行状态。

这份工作并不是很难,但琐碎的事情不少。有了前两周的数据整理,苗苗对公司生产的设备类别、型号和用户都很了解,所以后面的工作做起来还算得心应手。

很多事情也是这样,大方向流程都大同小异,区别只在于一些小细节,而恰恰是这些小细节影响了工作的效果和进度。

任何一份简单基础的工作都有值得学习的地方,当拿到一个新工作时,要多问,但也不是什么都问,而是经过自己短暂思考后的问。

刚开始不要想着做出多大的成就,把工作内容熟悉并掌握不出大错就已经成功了一半。

梳理工作内容,提高工作效率

过了一段时间,苗苗对工作已经很熟练了,但总觉得一直是工作在追着她跑,并不是她在掌控着工作。

当时她是来一项任务做一项,虽然也能准时完成,但没有章法,总觉得自己很忙,对于下一步该做什么心里没数。

这也是一个过程,只有掌握了工作内容时,才能引发思考,思考怎样把工作做得更快更好。苗苗专门抽出半天时间记录整理了自己的工作内容。

通过对自己工作内容的梳理,总结出整个流程简单的说就是:

1.客户下订单

2.跟踪订单情况

3.订单发货后通知相关人员

4.派人安装

5.跟踪安装状态

6.完成安装后更改设备状态

“派人分装”有一分支就是运行中的设备检修,属于另外一种工作单类型,但后续的跟进流程和安装工单是一样的。

每个大流程下有很多细小的事情,但大体是按着大流程走的,只有把第一步做好了,后面的事情才能更准确高效。

现在苗苗每天上班都是按着自己梳理的工作流程来做的,工作完成得准确又高效,该到哪步都心中有数。

梳理工作流程,相当于给散乱的工作串起了一条线,当你把每个流程的事情都做好了,整个工作也就好了。

每到月底,需要发总结报告给领导,刚开始苗苗每次都从系统中导出数据做报表,后来与领导确认了具体的报表内容,把报表做成了模板,每次只需要把数据导出填入表格中,报表就生成了,节约了不少时间。

经过对工作的更多了解以及思考的深入,苗苗与公司IT沟通协作,由IT部门根据报表模板编写了一个系统外的数据链接的小程序。

这样她连数据都不用导了,只要保证数据的及时准确,系统外链接直接生成了报表,到了月底只要动动手指把报表导出Excel发给领导就完成了月结。

苗苗能想到这些,是她从不满足于现状,不断的突破自己的舒适区。

这些都建立在先把手头上的事情做好,只有把手头上的事情做好了才能触发思考,思考的方法才更适宜本职工作。

更进一步,挖掘工作的深层意义

入职三个月苗苗已经能很好的完成工作,而且效率很高,每天都有一些空余时间。

通过在系统里下安装、维修工单以及收集出差人员发回的出差报告,她发现有些出差其实是不必要的。

比如有客户反馈设备抖动过大,售后工程师到现场的处理结果只是加紧了设备的地角螺栓。那像这类简单故障是不是可以通过电话沟通让客户自己解决呢?

她把自己的想法反馈给上司,两人经过讨论得出根据以往的维修出差描述及处理结果整理一份设备各型号常见故障处理表。

当客户反馈故障时,参照常见故障处理表给予客户远程协助解决,当不能远程解决时,再派相应人员出差处理。从而有效降低出差率,提高出差质量。

上司大赞苗苗的想法,苗苗干起活也特别起劲,经过两周的整理,苗苗整理了一份设备的各型号常见故障处理表。

上司对处理表进行了一些细微调整,就发给部门各维修工程师留存。并且要求各工程师先对照故障表进行电话沟通远程解决,解决不了再到现场处理。

两个月后相较前几个月处理同样的设备数量部门的整体出差率下降了10%,工程师的出差率降低了,他就有时间进行培训提升,对以后的提高处理能力及工作效率有很大的帮助。

这是一个良性循环。既有效解决了客户的问题,自身也有时间进行提升。经过积累,就会越来越好。

这一步不是一蹴而就的,不要认为这是一份很细碎的工作,就用敷衍的态度对待它。

任何一份工作都有其意义,那如何挖掘它的意义?

那就是把工作的每个细节做好,同时不给自己设限,多思考一点,一步步的你就会得到你想要的。

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